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Oficina de informes interna del Grupo BOGE

¿Ha tenido conocimiento de una posible violación de leyes o de nuestro Código de Conducta? Entonces puede contactar nuestra oficina de informes interna con confianza.

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La oficina de informes está abierta a todos los empleados de las empresas del Grupo BOGE en todo el mundo. Esto también incluye aprendices, pasantes, trabajadores temporales asignados a nosotros y miembros de la gerencia. Además, cualquier otra persona puede contactar la oficina de informes, por ejemplo, solicitantes, ex empleados, clientes o proveedores. Si su empresa tiene su propia oficina de informes según la legislación local, también puede utilizar esa oficina.

Puede informar sobre violaciones dentro del Grupo BOGE de leyes o de nuestro Código de Conducta, en particular delitos penales, ciertas infracciones administrativas y violaciones de normas sobre seguridad del producto, protección ambiental, protección de datos, contratación pública, competencia y seguridad laboral. Qué violaciones gozan de protección legal especial depende de la ley aplicable de protección al denunciante. Si no está seguro si su preocupación está cubierta, infórmela de todos modos. La oficina de informes lo comprobará por usted. La oficina de informes no es responsable de quejas sobre productos, asuntos de servicio o contratos. Por favor contacte a sus contactos habituales en BOGE para estos temas.

Cómo contactar la oficina interna de informes

Hemos confiado las tareas de la oficina interna de informes a un abogado externo que está obligado por el secreto profesional:

Servicios Legales del Oficial de Cumplimiento

Abogado Stephan Rheinwald

Telemannstraße 22

53173 Bonn, Alemania

Teléfono: +49 228 35036291

Fax: +49 228 35036262

Correo electrónico: s.rheinwald@cos-legal.eu

Puede enviar su informe por teléfono, correo electrónico, fax o correo postal, en alemán o inglés. La oficina de informes se puede contactar por teléfono en días laborables de 10 a.m. a 5 p.m. (hora alemana). A solicitud, se organizará una reunión personal en un plazo razonable. Las reuniones personales tienen lugar en Alemania, generalmente en el bufete en Bonn.

También puede enviar su informe de forma anónima. Si contacta la oficina de informes con su nombre, su identidad solo se revelará a BOGE con su consentimiento expreso. Un informe con su nombre facilita las preguntas adicionales y así la aclaración de los hechos.

Informe por teléfonoInforme por correo

¿Qué sucede después de su informe?

La oficina interna de informes confirma la recepción a más tardar siete días después del recibo, siempre que se le pueda contactar, y luego examina el informe. Si es necesario, le solicita más información. Coordina cualquier medida necesaria con el órgano competente e imparcial de la empresa del Grupo BOGE afectada. Si el informe concierne a miembros de la gerencia, un órgano independiente es responsable. A más tardar tres meses después de confirmar el recibo, le informa sobre las medidas planificadas o completadas y las razones para ellas. Si no se confirmó el recibo, el período es tres meses y siete días desde el recibo del informe. Se da retroalimentación solo en la medida en que no afecte las investigaciones o los derechos de otras personas. El examen puede tardar más de tres meses dependiendo de los hechos. Si el procedimiento se cierra por falta de pruebas, se le informará sobre esto y las razones.

Confidencialidad y protección

La identidad del denunciante, las personas afectadas por el informe y otras personas nombradas en él se trata confidencialmente. Solo tienen acceso las personas responsables del manejo del informe o para las medidas necesarias posteriores. La identidad se divulga solo cuando lo permite o requiere la ley.

Si, en el momento del informe, tiene motivos razonables para creer que su información es verdadera y que existe una violación cubierta por la ley aplicable de protección al denunciante, está protegido contra represalias, es decir, contra desventajas debido a su informe. Para los empleados en Alemania, también se aplica lo siguiente: si sufre una desventaja después de un informe, se presume por ley que es una represalia. BOGE tendría entonces que demostrar lo contrario. Los informes falsos intencionados no están protegidos.

Informe interno o externo

Según la ley aplicable, generalmente puede elegir libremente si contactar nuestra oficina interna de informes o una oficina externa competente. Si BOGE puede tomar medidas internas efectivas contra la posible violación y no necesita temer desventajas, recomendamos usar primero la oficina interna de informes. La opción de un informe externo sigue disponible. Dentro de la UE, las oficinas externas son las autoridades designadas bajo la Directiva (UE) 2019/1937; en otros países son las autoridades competentes según la ley local.

Para empleados en Alemania: Además de la oficina general federal externa en la Oficina Federal de Justicia (Bundesamt für Justiz), pueden ser responsables otras oficinas externas dependiendo del tema, en particular la Autoridad Federal Supervisora Financiera (BaFin), la Oficina Federal Antimonopolio (Bundeskartellamt), oficinas informantes federales estatales u organismos relevantes de la Unión Europea. Aquí hay una descripción general sobre responsabilidades, procedimientos externos para informar y formas para enviar un informe:

Oficina Federal de Justicia, oficina federal externa: www.bundesjustizamt.de

La información sobre protección de datos se puede encontrar en las siguientes páginas de este folleto informativo.

Protección de datos para informes a la oficina interna

Información conforme a los artículos 13 y 14 del Reglamento General de Protección de Datos

Esta información se aplica a los denunciantes, a las personas que son objeto del informe y a otras personas cuyos datos personales se procesan en relación con un informe.

¿Quién es el responsable del tratamiento y quién opera la oficina de informes?

El controlador para el procedimiento del denunciante y el procesamiento de datos personales por parte de la oficina interna es:

BOGE KOMPRESSOREN Otto Boge GmbH & Co. KG

Otto-Boge-Straße 1–7
33739 Bielefeld, Alemania
Teléfono: +49 5206 601-0
Correo electrónico: datenschutz@boge.de

Si un informe concierne a otra empresa del Grupo BOGE, esa empresa es responsable independientemente por las medidas posteriores llevadas a cabo por ella.

Se ha confiado lo siguiente para recibir independientemente, examinar y manejar informes como la oficina interna operada externamente:

Servicios Legales del Oficial de Cumplimiento
Abogado Stephan Rheinwald

Telemannstraße 22
53173 Bonn, Alemania
Teléfono: +49 228 35036291
Fax: +49 228 35036262
Correo electrónico: s.rheinwald@cos-legal.eu

Puede contactar al Oficial de Protección de Datos de BOGE en:

Thomas Otten

Teléfono: +49 5221 87292-08
Correo electrónico: datenschutz-boge@audatis.de

¿Para qué fines se procesan los datos?

Los datos personales se procesan para

  • recibir, examinar y documentar informes,

  • comunicarse con el denunciante,

  • aclarar los hechos reportados,

  • iniciar medidas necesarias posteriores,

  • asegurar la confidencialidad y protección de las personas involucradas y

  • afirmar, ejercer o defender reclamaciones legales.

El procesamiento se lleva a cabo en particular sobre la base del Art. 6(1)(c) RGPD en conjunción con las Secciones 10 y 12 a 18 de la Ley Alemana de Protección de Denunciantes (HinSchG). Cuando se procesan datos de empleados, también puede aplicarse la Sección 26 de la Ley Federal Alemana de Protección de Datos (BDSG). En la medida en que BOGE maneje informes o medidas de seguimiento más allá de las obligaciones legales del HinSchG, en particular informes de empresas del Grupo BOGE que no están sujetas al HinSchG, el procesamiento puede basarse en el Art. 6(1)(f) RGPD. Los intereses legítimos consisten en aclarar y poner fin a posibles violaciones de la ley en todo el Grupo BOGE y en hacer valer, ejercer o defender reclamaciones legales. Dicho procesamiento solo tiene lugar en la medida en que los intereses, derechos fundamentales o libertades fundamentales de los interesados no prevalezcan. Las categorías especiales de datos personales solo se procesan en la medida en que sea necesario y permitido bajo el Art. 9(2)(g) RGPD en conjunción con la Sección 10 HinSchG. Los datos personales relacionados con condenas penales y delitos solo se procesan en la medida en que sea necesario y permitido bajo el Art. 10 RGPD en conjunción con las disposiciones legales pertinentes.

Las grabaciones de audio y los registros literales solo se realizan con su consentimiento previo. De lo contrario, se prepara un registro resumido. Puede verificar, corregir y confirmar el registro firmándolo. Las grabaciones de audio se eliminan una vez que se ha completado el registro.

¿Qué datos pueden ser procesados?

Solo se procesan los datos necesarios para gestionar el informe. Estos pueden incluir en particular:

  • nombre y datos de contacto del denunciante, si se proporcionan,

  • información sobre las personas afectadas o nombradas en el informe,

  • información sobre el contexto profesional,

  • los hechos descritos, y

  • comunicaciones, documentos y otras pruebas.

Los datos generalmente provienen del propio informe. Pueden surgir más informaciones a partir de preguntas de seguimiento, documentos presentados, investigaciones internas, declaraciones de otras personas, información de autoridades o fuentes disponibles públicamente.

El uso del canal de informes es generalmente voluntario. Sin embargo, se requiere información suficiente sobre los hechos para un examen adecuado. Sin una forma de contactarlo, no es posible un acuse de recibo, preguntas de seguimiento ni comentarios.

¿Quién recibe los datos?

El acceso se concede exclusivamente a las personas autorizadas para gestionar informes en la oficina interna de informes y a las personas responsables o que apoyan las medidas de seguimiento necesarias.

En la medida en que sea necesario para el examen o aclaración y legalmente permitido, los datos pueden ser transferidos a funciones especialmente autorizadas dentro de la empresa del Grupo BOGE correspondiente, a asesores obligados por confidencialidad y a autoridades competentes o tribunales. Si la empresa correspondiente está ubicada fuera de la UE o del EEE, los datos solo se transfieren bajo las condiciones de los Artículos 44 y siguientes RGPD, particularmente sobre la base de Cláusulas Contractuales Estándar de la UE.

La identidad del denunciante solo se divulga en los casos excepcionales previstos por la ley o, cuando sea necesario para medidas de seguimiento, con consentimiento separado.

¿Cuánto tiempo se almacenan los datos?

La documentación de un informe generalmente se elimina tres años después de la conclusión del procedimiento. El almacenamiento prolongado solo tiene lugar si y mientras sea necesario y proporcionado para cumplir con los requisitos legales o para hacer valer, ejercer o defender reclamaciones legales.

¿Qué derechos tiene?

Sujeto a los requisitos legales, usted tiene en particular los derechos de acceso, rectificación, borrado y restricción del procesamiento. Puede oponerse al procesamiento basado en intereses legítimos por motivos relacionados con su situación particular. Cualquier consentimiento otorgado puede retirarse en cualquier momento con efecto para el futuro.

Estos derechos pueden estar restringidos cuando sea requerido por ley para proteger la identidad del denunciante, los derechos de otras personas o investigaciones en curso.

También puede presentar una queja ante una autoridad supervisora ​​de protección de datos, en particular la autoridad del lugar donde reside habitualmente o trabaja, o la autoridad competente para BOGE:

Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen

Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf, Alemania
www.ldi.nrw.de

Información para personas afectadas

Si se recopilan datos personales sobre una persona afectada por o nombrada en un informe, esa persona generalmente es informada dentro de los plazos legales. La información puede posponerse o restringirse siempre que ponga en peligro el examen de los hechos, perjudique las pruebas o divulgue información confidencial legalmente protegida. Una vez que ya no aplique el motivo del aplazamiento, se proporciona la información, a menos que aplique una excepción legal.

No se lleva a cabo ninguna toma de decisiones automatizada exclusivamente ni perfilado.