Two men shaking hands in a bright office entrance, symbolizing a professional and welcoming business environment.

Interne Meldestelle der BOGE-Gruppe

Sind Sie auf einen möglichen Verstoß gegen Gesetze oder unseren Verhaltenskodex aufmerksam geworden? Dann können Sie sich vertrauensvoll an unsere interne Meldestelle wenden.

Die Meldestelle steht allen Mitarbeitern der Unternehmen der BOGE-Gruppe weltweit offen. Dazu gehören auch Auszubildende, Praktikanten, Zeitarbeiter, die uns zugewiesen sind, und Mitglieder der Geschäftsführung. Darüber hinaus kann jede andere Person die Meldestelle kontaktieren, zum Beispiel Bewerber, ehemalige Mitarbeiter, Kunden oder Lieferanten. Wenn Ihr Unternehmen nach lokalem Recht eine eigene Meldestelle hat, können Sie auch diese nutzen.

Sie können Verstöße innerhalb der BOGE-Gruppe gegen Gesetze oder unseren Verhaltenskodex melden, insbesondere Straftaten, bestimmte Ordnungswidrigkeiten und Verstöße gegen Vorschriften zur Produktsicherheit, Umweltschutz, Datenschutz, öffentliche Auftragsvergabe, Wettbewerb und Arbeitssicherheit. Welche Verstöße besonderen gesetzlichen Schutz genießen, hängt vom geltenden Hinweisgeberschutzgesetz ab. Wenn Sie unsicher sind, ob Ihr Anliegen abgedeckt ist, melden Sie es trotzdem. Die Meldestelle wird dies für Sie prüfen. Die Meldestelle ist nicht zuständig für Produktbeschwerden, Service- oder Vertragsangelegenheiten. Bitte wenden Sie sich hierfür an Ihre gewohnten BOGE-Ansprechpartner.

Wie erreiche ich die interne Meldestelle?

Wir haben die Aufgaben der internen Meldestelle einem externen Anwalt anvertraut, der der beruflichen Schweigepflicht unterliegt:

Compliance Officer Services Legal
Rechtsanwalt Stephan Rheinwald

Telemannstraße 22
53173 Bonn, Deutschland
Telefon: +49 228 35036291
Fax: +49 228 35036262
Email: s.rheinwald@cos-legal.eu

Sie können Ihren Bericht telefonisch, per E-Mail, Fax oder Post einreichen, auf Deutsch oder Englisch. Die Meldestelle ist an Arbeitstagen von 10 bis 17 Uhr (deutsche Zeit) telefonisch erreichbar. Auf Wunsch wird innerhalb einer angemessenen Frist ein persönliches Treffen arrangiert. Persönliche Treffen finden in Deutschland statt, in der Regel in der Kanzlei in Bonn.

Sie können Ihren Bericht auch anonym einreichen. Wenn Sie die Meldestelle namentlich kontaktieren, wird Ihre Identität nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung an BOGE weitergegeben. Ein Bericht mit Ihrem Namen erleichtert Rückfragen und damit die Klärung des Sachverhalts.

Meldestelle anrufen E-Mail an Meldestelle

Was passiert nach Ihrem Bericht?

Die interne Meldestelle bestätigt den Eingang spätestens sieben Tage nach Erhalt, sofern Sie erreichbar sind, und prüft dann den Bericht. Gegebenenfalls bittet sie um weitere Informationen. Sie koordiniert alle notwendigen Folgemaßnahmen mit der zuständigen unparteiischen Stelle des betroffenen BOGE-Gruppenunternehmens. Betrifft der Bericht Mitglieder der Geschäftsführung, ist eine von der Geschäftsführung unabhängige Stelle zuständig. Spätestens drei Monate nach Bestätigung des Eingangs informiert sie über geplante oder durchgeführte Folgemaßnahmen und deren Gründe. Wurde der Eingang nicht bestätigt, beträgt die Frist drei Monate und sieben Tage ab Eingang des Berichts. Rückmeldungen erfolgen nur insoweit sie keine Ermittlungen oder Rechte anderer Personen beeinträchtigen. Die Prüfung kann je nach Sachlage länger als drei Monate dauern. Wird das Verfahren mangels Beweisen eingestellt, werden Sie darüber und über die Gründe informiert.

Vertraulichkeit und Schutz

Die Identität des Hinweisgebers, der von dem Bericht betroffenen Personen und anderer genannter Personen wird vertraulich behandelt. Zugang haben nur Personen, die für die Bearbeitung des Berichts oder notwendige Folgemaßnahmen verantwortlich sind. Die Identität wird nur offenbart, wenn dies gesetzlich erlaubt oder erforderlich ist.

Wenn Sie zum Zeitpunkt des Berichts berechtigte Gründe haben zu glauben, dass Ihre Informationen wahr sind und ein Verstoß vorliegt, der durch das geltende Hinweisgeberschutzgesetz abgedeckt ist, sind Sie vor Repressalien geschützt, das heißt vor Nachteilen wegen Ihres Berichts. Für Mitarbeiter in Deutschland gilt zusätzlich: Wenn Sie nach einem Bericht einen Nachteil erleiden, wird gesetzlich vermutet, dass es sich um eine Repressalie handelt. Dann müsste BOGE das Gegenteil beweisen. Bewusst falsche Berichte sind nicht geschützt.

Interner oder externer Bericht

Nach geltendem Recht können Sie grundsätzlich frei wählen, ob Sie unsere interne Meldestelle oder eine zuständige externe Meldestelle kontaktieren möchten. Wenn BOGE wirksam intern gegen den möglichen Verstoß vorgehen kann und Sie keine Nachteile befürchten müssen, empfehlen wir zunächst die interne Meldestelle zu nutzen. Die Möglichkeit einer externen Meldung bleibt bestehen. Innerhalb der EU sind externe Meldestellen die gemäß Richtlinie (EU) 2019/1937 benannten Behörden; in anderen Ländern die nach lokalem Recht zuständigen Behörden.

Für Mitarbeiter in Deutschland: Neben der allgemeinen bundesweiten externen Meldestelle beim Bundesamt für Justiz (Bundesamt für Justiz) können je nach Sachverhalt weitere externe Meldestellen zuständig sein, insbesondere die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin), das Bundeskartellamt (Bundeskartellamt), Meldestellen der Bundesländer oder relevante Stellen der Europäischen Union. Eine Übersicht über Zuständigkeiten, externe Meldeverfahren und Möglichkeiten zur Einreichung eines Berichts finden Sie hier:

Bundesamt für Justiz, bundesweite externe Meldestelle: www.bundesjustizamt.de

Informationen zum Datenschutz finden Sie auf den folgenden Seiten dieses Informationsblattes.

Datenschutz bei Berichten an die interne Meldestelle

Informationen gemäß Artikel 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung

Diese Informationen gelten für Hinweisgeber sowie für Personen, die Gegenstand eines Berichts sind und für andere Personen, deren personenbezogene Daten im Zusammenhang mit einem Bericht verarbeitet werden.

Wer ist der Verantwortliche und wer betreibt die Meldestelle?

Verantwortlicher für das Hinweisgeberverfahren und die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die interne Meldestelle ist:

BOGE KOMPRESSOREN Otto Boge GmbH & Co. KG

Otto-Boge-Straße 1–7
33739 Bielefeld, Deutschland
Telefon: +49 5206 601-0
Email: datenschutz@boge.de

Betreffen Berichte ein anderes Unternehmen der BOGE-Gruppe, ist dieses Unternehmen eigenverantwortlich für die von ihm durchgeführten Folgemaßnahmen verantwortlich.

Mit dem unabhängigen Empfang, Prüfung und Bearbeitung von Berichten als extern betriebene interne Meldestelle wurde beauftragt:

Compliance Officer Services Legal
Rechtsanwalt Stephan Rheinwald

Telemannstraße 22
53173 Bonn, Deutschland
Telefon: +49 228 35036291
Fax: +49 228 35036262
Email: s.rheinwald@cos-legal.eu

Den Datenschutzbeauftragten von BOGE erreichen Sie unter:

Thomas Otten

Telefon: +49 5221 87292-08
Email: datenschutz-boge@audatis.de

Zu welchen Zwecken werden Daten verarbeitet?

Personenbezogene Daten werden verarbeitet um

Berichte zu empfangen, zu prüfen und zu dokumentieren,
mit dem Hinweisgeber zu kommunizieren,
die gemeldeten Sachverhalte zu klären,
notwendige Folgemaßnahmen einzuleiten,
die Vertraulichkeit und den Schutz der beteiligten Personen sicherzustellen und
rechtliche Ansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den §§ 10 und 12 bis 18 des deutschen Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG). Soweit Beschäftigtendaten verarbeitet werden, kann zusätzlich § 26 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) Anwendung finden. Soweit BOGE Meldungen oder Folgemaßnahmen über die gesetzlichen Verpflichtungen des HinSchG hinaus bearbeitet, insbesondere Meldungen von Unternehmen der BOGE Gruppe, die nicht dem HinSchG unterliegen, kann die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen. Die berechtigten Interessen bestehen in der Aufklärung und Beendigung möglicher Rechtsverstöße in der gesamten BOGE Gruppe sowie in der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Eine solche Verarbeitung erfolgt nur, soweit die Interessen, Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen nicht überwiegen. Besondere Kategorien personenbezogener Daten werden nur verarbeitet, soweit dies nach Art. 9 Abs. 2 lit. g DSGVO in Verbindung mit § 10 HinSchG erforderlich und zulässig ist. Personenbezogene Daten zu strafrechtlichen Verurteilungen und Straftaten werden nur verarbeitet, soweit dies nach Art. 10 DSGVO in Verbindung mit den einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen erforderlich und zulässig ist.

Tonaufnahmen und wörtliche Protokolle werden nur mit Ihrer vorherigen Zustimmung erstellt. Andernfalls wird ein zusammenfassendes Protokoll erstellt. Sie können das Protokoll überprüfen, korrigieren und durch Ihre Unterschrift bestätigen. Tonaufnahmen werden gelöscht, sobald das Protokoll abgeschlossen ist.

Welche Daten dürfen verarbeitet werden?

Es werden nur die Daten verarbeitet, die zur Bearbeitung der Meldung erforderlich sind. Dazu können insbesondere gehören:

Name und Kontaktdaten des Hinweisgebers, falls angegeben,
Informationen zu den von der Meldung betroffenen oder genannten Personen,
Informationen zum beruflichen Kontext,
die beschriebenen Sachverhalte und
Kommunikationen, Dokumente und andere Beweismittel.

Die Daten stammen in der Regel aus der Meldung selbst. Weitere Informationen können sich aus Nachfragen, eingereichten Dokumenten, internen Untersuchungen, Aussagen anderer Personen, Informationen von Behörden oder öffentlich zugänglichen Quellen ergeben.

Die Nutzung des Meldekanals ist grundsätzlich freiwillig. Für eine ordnungsgemäße Prüfung sind jedoch ausreichende Informationen zu den Sachverhalten erforderlich. Ohne eine Möglichkeit zur Kontaktaufnahme sind eine Empfangsbestätigung, Nachfragen und Rückmeldungen nicht möglich.

Wer erhält die Daten?

Zugriff erhalten ausschließlich die zur Bearbeitung von Meldungen befugten Personen in der internen Meldestelle sowie Personen, die für notwendige Folgemaßnahmen verantwortlich sind oder diese unterstützen.

Soweit für die Prüfung oder Klärung erforderlich und rechtlich zulässig, können Daten an speziell autorisierte Funktionen innerhalb des betroffenen BOGE Gruppengesellschaftsunternehmens, an zur Verschwiegenheit verpflichtete Berater sowie an zuständige Behörden oder Gerichte übermittelt werden. Befindet sich das betroffene Unternehmen außerhalb der EU oder des EWR, erfolgt die Übermittlung nur unter den Bedingungen der Artikel 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln.

Die Identität des Hinweisgebers wird nur in den gesetzlich vorgesehenen Ausnahmefällen offengelegt oder wenn dies für Folgemaßnahmen erforderlich ist mit gesonderter Zustimmung.

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Die Dokumentation einer Meldung wird in der Regel drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Eine längere Speicherung erfolgt nur, wenn und solange es notwendig und verhältnismäßig ist, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen oder um Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen.

Welche Rechte haben Sie?

Vorbehaltlich der gesetzlichen Anforderungen haben Sie insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung. Sie können der Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Diese Rechte können eingeschränkt werden, wenn dies gesetzlich erforderlich ist, um die Identität des Hinweisgebers zu schützen, die Rechte anderer Personen zu wahren oder laufende Ermittlungen nicht zu gefährden.

Sie können auch eine Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einreichen, insbesondere bei der Behörde an Ihrem gewöhnlichen Aufenthaltsort oder Arbeitsplatz oder bei der für BOGE zuständigen Behörde:

Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen

Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf, Deutschland
www.ldi.nrw.de

Informationen für betroffene Personen

Wenn personenbezogene Daten über eine von einer Meldung betroffene oder genannte Person erhoben werden, wird diese Person in der Regel innerhalb der gesetzlichen Fristen informiert. Die Information kann verschoben oder eingeschränkt werden, solange sie die Prüfung der Sachverhalte gefährden würde, Beweise beeinträchtigen oder rechtlich geschützte vertrauliche Informationen offenlegen würde. Sobald der Grund für die Verschiebung nicht mehr besteht, wird die Information bereitgestellt, es sei denn eine gesetzliche Ausnahme greift ein.

Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling statt.